Mengembangkan Sistem E- Office Di Lingkungan Organisasi Muhammadiyah/Aisyiyah DIY
(FTI News) Program Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) Dosen Teknik Informatika Universitas Ahmad Dahlan , Jefree Fahana S.T., M.Kom., dan Ahmad Azhari, S.Kom., M.Eng. Dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 7 Juli 2021 secara daring melalui Aplikasi ZOOM dan dihadiri oleh 60 peserta di Lingkungan Muhammadiyah dan Aisyiyah Se-D.I. Yogyakarta.
Jefree Fahana sebagai ketua pengabdi menjelaskan bahwa program pengabdian ini mengusung tema Management Organisasi di Masa Pandemi. Dengan turunan temanya yaitu Pemanfaatan Aplikasi E-Office untuk pengelolaan administrasi perkantoran dan Pengemasan Media Sosial untuk Membangun Komunikasi Organisasi.
Pada sesi materi 1 disampaikan oleh Jefree Fahana dengan memberikan pemaparan terkait E-Office tentang manfaat dan keunggulan menerapak e-office pada organisasi Muhammadiyah serta dilanjutkan dengan demostrasi terhadap sistem e-office yang akan digunakan di lingkungan PWM DIY.
Jefree Fahana dalam penyampaiannya juga memberikan kesempatan agar masing-masing organisasi maupun unit yang hadir dan memiliki sumber daya IT untuk dapat mengembangkan secara mandiri terkait dengan sistem e-office ini agar bisa memenuhi kebutuhan- dari pada masing-masing organisasi/unit.
Sedangkan sesi ke 2 materi disampaikan oleh Ahmad Azhari terkait dengan urgensi dari penggunaan e-office serta optimalisasi Google Calendar menggunakan Link Generator. Pada pemaparannya Ahmad Azhari menyampaikan “Kendala utama saat ini dalam transformasi komunikasi organisasi adalah dalam pemanfaatan aplikasi komunikasi seperti contohnya WhatsApp.”,
Penggunaan WhatsApp dapat diintegrasikan dengan pemanfaatan Google Calendar dalam tata Kelola agenda atau acara, dengan menggunakan Google Calendar Link Generator. Pak Ahmad Azhari menambahkan penjelasan bahwa “Ketika kita memiliki agenda atau acara tertentu dan diundang melalui surat elektonik/ whatsapp/ surat manual, seringkali kita terlewatkan. Penggunaan link generator ini akan memaksimalkan penggunaan Google Calendar yang akan tersinkron otomatis ke handphone kita masing-masing”.
Antusiasme peserta PPM ini terlihat dari banyaknya pertanyaan dan tanggapan yang hadir dari peserta baik dari Aisyiyah maupun Muhammadiyah. “Alhamdulillah dalam acara ini kami menjadi terbantukan dalam pengelolaan agenda, baik melalui E-Office maupun Google Calendar Link Generator. Tentu saja hal ini menjadi pengalaman baru dan menambah pengetahuan kami dalam pengelolaan organisasi yang lebih baik lagi” ujar salah satu peserta Ibu Ika dari Kulonprogo.
/(ns)
